„Najpierw pytaj, potem strzelaj.”
                                                      […]

Aby zrobić szkolenie nie wystarczy być fachowcem, nie wystarczy mieć ogromniej wiedzy merytorycznej i trenerskiej. Kluczową rzeczą jest dopasowanie treści do uczestników. W tej kwestii to bardzo ogromne wyzwanie dla każdego trenera. Żeby lekarz dopasował nam metodę leczenia musi zdiagnozować przyczyny choroby i dobrać właściwie formę leczenia do stadium i objawów które ma człowiek. Podobną pracę potrzebuje wykonać trener – tak jak lekarz nie daje diagnozy i systemu leczenia tylko po zobaczeniu pacjenta, tak samo dobry trener nie przygotowuje dobrego szkolenia na podstawie tylko ogólnego zapytania klienta „Potrzebuję szkolenie managerskie, proszę wysłać ofertę”. Jeśli trener tak robi to na 89,5% program nie będzie dopasowany do uczestników. Nawet jeżeli trener ma dobre chęci, a nie zbada potrzeb właściwie może się okazać, że ani uczestnicy, ani sponsorzy tego szkolenia nie będą zadowoleni.

Opowiem to na przykładzie sprzed pięciu lat. Dostaliśmy wtedy zapytanie od dużej firmy produkcyjnej, aby przeszkolić ich dział logistyki. W zapytaniu manager poprosił o przesłanie programu, który wprowadziłby podstawowe zasady zarządzania magazynem i logistyką w ich organizacji. Jak twierdził ich organizacja przechodzi bardzo trudny czas w związku ze zmianami i bardzo mu zależy, jako przełożonemu tego działu, aby wszyscy pracowali według zasad i norm przyjętych w dobrych firmach, gdzie praktyka połączona z wiedzą daje możliwość dostarczenia towaru do klienta na czas i w określonej ilości. Poprosiliśmy managera o spotkanie. Pojechała na nie nasza konsultantka do spraw logistyki, która przez kilkanaście lat zarządzała logistyką w ogromnym koncernie międzynarodowym, a jej usprawnienia wprowadzane są na całym świecie – jest specjalistką w tej dziedzinie. Spotkała się z managerami oraz zastępcą działu logistyki. I na podstawie tego spotkania przygotowaliśmy projekt. Poprosiliśmy również abyśmy mogli zbadać potrzeby uczestników szkolenia. Manager stwierdził że mają się nauczyć kluczowych kompetencji i chce żeby wszyscy pracowali według międzynarodowych standardów z logistyki i zarządzania magazynem w związku z tym nie jest to potrzebne. Przygotowaliśmy program, przed samym szkoleniem manager poprosił nas o zmianę programu. Pojawiły się problemy komunikacyjne, dlatego chciał dodać jeden moduł o komunikacji. Magdalena która jest świetnym logistykiem i świetnie się komunikuje stwierdziła, że potrzebowałby tu wsparcia fachowego, aby jakiś inny trener poprowadził razem z nią ten moduł komunikacyjny. Ponieważ w tym czasie inni trenerzy nie mieli już czasu więc jako przełożony sam pojechałem, aby szkolenie było zrobione jak najlepiej.

Szkolenie, które przygotowała Magda zgodnie z oczekiwaniami klienta, było grą logistyczną która miała uczyć zasad zarządzania magazynem i logistyką. Aktywne ćwiczenia – wszyscy uczestnicy z przyjemnością zabrali się do poszczególnych etapów, a po poszczególnych etapach omawialiśmy ćwiczenia. Już na pierwszym etapie okazało się że uczestnicy bardzo szybko wykonują ćwiczenia, tak jakby podświadomie wiedzieli co jest ważne w zarządzaniu magazynem i logistyce. Wykonali pierwsze ćwiczenie o 30 min szybciej niż to było w planie. Kolejne ćwiczenie również wykonali dużo szybciej. Magda postanowiła im coś utrudnić, aby uczyli się jeszcze więcej, mimo tego kolejne ćwiczenie znów wykonali przed czasem. Dało nam to dużo do myślenia – zastanawialiśmy się o co chodzi, z czego to wynika. Daliśmy trzeci moduł tego ćwiczenia i okazało się że ponownie uczestnicy wykonywali je jakby już mieli wiedzę, której mieliśmy ich nauczyć. Zamiast domyślać się w pewnym momencie zrobiliśmy „stop” i zapytaliśmy się o kilka zasad logistycznych oraz magazynowych, które pomagają zarządzać świetnie tymi działami. Okazało się, że bez zastanowienia pracownicy odpowiedzieli na nasze pytania. Czyli wiedzieli to czego mieliśmy ich uczyć. Doszliśmy do wniosku, że potrzebujemy zmienić szkolenie. Jako że ten dzień upływał do końca zadzwoniliśmy do managerów tej firmy i powiedzieliśmy o problemie. Dowiedzieliśmy się, że będą wieczorem, teraz nie mogą rozmawiać i spotkamy się aby omówić jak ma wyglądać drugi dzień. Po rozmowie z managerami, po zdaniu relacji o uczestnikach klienci stwierdzili, że trzeba to szkolenie zmienić i dali nam dowolność co chcemy zrobić. Nie potrafili nam powiedzieć jak dalej powinno wyglądać to szkolenie. Postanowiliśmy więc w czasie kolacji pogadać z uczestnikami, którzy zaproponowali nam konkretne rozwiązania – czego by się chcieli nauczyć. Okazało się, że wszyscy uczestnicy którzy brali udział w szkoleniu znali już zasady zarządzania magazynem i logistyki. Nauczyli się ich w innych firmach, zanim przyjęli się do tego dużego koncernu. A te zasady były obce przełożonym.

Więc jak uniknąć takiej sytuacji? Kluczową rzeczą jest dokładne zbadanie potrzeb szkoleniowych. Służy do tego tak zwany kwintet szkoleniowy. Do tego kwintetu należy trener który zarządza procesem badania potrzeb, do tego jednym z najważniejszych elementów jest top manager, może być to również prezes, a w dużych organizacjach będzie to szef pionu. Taka osoba może nam dać informację na temat celów firmy przyszłości firmy, problemów firmy, tak żebyśmy my wiedzieli jakie są tak naprawdę cele szkolenia jakie mamy przeprowadzić. Te informacje pomogą nam w przygotowaniu programu, ale też doradzeniu klientowi czy to co sobie założy w programie którego oczekuje jest spójne z jego celami. Może się okazać że te same cele możemy osiągnąć w inny prostszy sposób. Inną bardzo ważną osobą w procesie badania potrzeb jest dział HR, o ile oczywiście firma takowy posiada. Z działu HR możemy uzyskać informację o poprzednich szkoleniach, o zawartości merytorycznej tych szkoleń oraz informacje z ocen okresowych, które pozwalają nam często dopasować szkolenie dokładnie pod potrzeby i kompetencje uczestników. Warto spotkać się również z bezpośrednim przełożonym – jest to osoba, która pracuje z ludźmi których mamy szkolić, więc ma największą wiedzę o kompetencjach i umiejętnościach jak i brakach kompetencyjnych, spotyka się nimi codziennie, wie z jaki problemami się zmagają, więc może przekazać dużo informacji o poszczególnych osobach. Kluczowym elementem kwintetu szkoleniowego są uczestnicy, możemy się od nich dowiedzieć bardzo dużo, a co najważniejsze zweryfikować informacje, które uzyskaliśmy od innych osób. Uczestnicy wiedzą z kim się spotykają i wiedzą co się dzieje na rynku. Bardzo często weryfikują informacje uzyskane od top managerów, którzy mogą być już nie na bieżąco z problemami, z którymi spotykali się jakiś czas temu. Dzięki uczestnikom możemy dopasować szkolenie nie tylko do celów biznesowych, ale również do poziomu umiejętności i kompetencji ludzi, którzy będą na szkoleniu. Kiedy połączymy wiedzę szkoleniową z wiedzą o uczestnikach, którą zbieramy od innych osób z kwintetu szkoleniowego, dopiero wtedy możemy przystąpić do zaplanowania szkolenia.